จดบันทึกจาก online event ที่ชื่อว่า Personal Knowledge Management

Event Nov 22, 2021

พอดีเราได้เข้าร่วม online event ของ Clazy Cafe' ที่ชื่อว่า Personal Knowledge Management ของดร.เสาวภา หลิมวิจิตร, อาจารย์ประจำภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ก็เลยจะมาเล่าให้ฟังเผื่อเป็นประโยชน์เนอะ

กิจกรรมนี้จัดเมื่อวันอาทิตย์ที่ 12 กันยายน 2021 ตั้งแต่เวลา 14.00-16.00น. ผ่าน zoom มีผู้เข้าร่วมประมาณนึงเนอะ ส่วนเนื้อหาจะเป็นยังไง ไปอ่านดูกันเลย

outline

ความหมาย (definition)
การจัดการความรู้ในองค์กร (Organization knowledge management : OKM)
การจัดการความรู้ส่วนบุคคล ( Personal knowledge management : PKM)
กรอบแนวคิดและการประยุกต์ใช้ (PKM Framework and application)

ความหมาย (definition)

จากแผนภาพสามเหลี่ยมนี้เนอะ

data : ข้อมูล เป็นข้อเท็จจริง ข้อมูลดิบ เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนในการเรียนในวันนี้ เป็นข้อมูลที่เป็นชิ้นๆ กระจัดกระจาย ไม่ได้มีความหมายอะไร → เข้าใจบริบทต่างๆ ในยุค data sci = information
information : สิ่งที่เราอ่าน หรือครูาอนนักเรียน เป็นข้อมูลมีความหมายเมื่อมีวัตถุประสงค์บางอย่าง เอาข้อมูลมา organize เช่น 20 คนที่ลงทะเบียนมานี้ทำงานอะไรบ้าง แบ่งเป็นกลุ่มๆ → เชื่อมโยงกับความรู้เก่าของเรา = knowledge
knowledge : เกิดกระบวนการคิดในสมอง ฟังและคิดตาม เกิดการตัดสินใจบางอย่าง เช่น วิเคราะห์ สังเคราะห์ prepare เช่น เขาคาดหวังอะไรจากการลงทะเบียน → ได้ insight = wisdom
wisdom : ภูมิปัญญา เราสามารถนำไป launch สิ่งใหม่ๆ และพัฒนาให้ดีขึ้นได้ หรือได้ innovation ใหม่ เช่น การนำข้อมูลไป visualization

ความรู้เป็นสิ่งที่เราต้องสร้าง และเปรียบเสมือนภูเขานํ้าแข็ง

20% Explicit Knowledge อยู่ที่ยอดภูเขานํ้าแข็ง เป็นข้อมูลที่ถูกบันทึกแล้ว

80% Tacit Knowledge เป็นข้อมูลที่ยังไม่ถูกบันทึก แบ่งเป็น 3 ส่วน

(1) อธิบายได้ แต่ยังไม่ได้ถูกนำไปบันทึก : อยากบันทึกข้อมูลเก็บไว้แต่ยังไม่ได้ทำ
(2) อธิบายได้ แต่ไม่อยากอธิบาย : เช่น หวงข้อมูล ไม่มีเวลา
(3) อธิบายไม่ได้ : เช่น พรสวรรค์ ความสามารถพิเศษบางอย่าง

การจัดการความรู้ในองค์กร (Organization knowledge management : OKM)

มาจากพระราชกฤษฎีกา ทำให้เกิด KM ในองค์กร

http://www.oic.go.th/web2017/km/km_history.htm

การให้ความรู้มี 2 แบบ คือการให้ความรู้โดยตรง และการให้ข้อมูลโดยนัย

ถ้าเป็นสาย developer ก็น่าจะมีเครื่องมือและวิธีการสกัดข้อมูลประมาณนี้เนอะ

องค์กรจะต้องกระตุ้นให้คนแชร์ความรู้ และแปลงความรู้ เพื่อเอาไปใช้ทำงานได้ อาจจะต้องทำด้วยนโยบายขององค์กรที่เราต้องทำ นอกจากจะมี corporate knowledge ควบคู่กับ individual knowledge ความรู้ของคนในองค์กร ทำให้เกิด organization knowledge ขึ้นมาได้ โดยจะต้องฝึกให้เป็นนิสัย และเป็นระเบียบ ตามธรรมชาติของเรา

ทำอย่างไรให้การ sharing session ในองค์การเกิดขึ้นได้? เพราะคนไม่อยากจะมาเปิด session sharing เพราะด้วยภาระงาน และภาระส่วนตัว

ให้ศึกษา behavior ของคนในองค์กร เปลี่ยนวิธีการจากการทำ session ไปเป็นอย่างอื่น
ดูเรื่อง motivation ของคนในองค์กร
อย่าพยายามทำ knowledge management เป็น event ขององค์กร ควรเป็นพฤติกรรมของคนในองค์กร และมี coaching ให้เขาทำในชีวิตประจำวัน
การทำ knowledge management ในชีวิตประจำวัน เช่น การพูดคุยเม้ามอยกันในทีม เช่น ทีมเราป้ายยาเรื่องความรู้คริปโต เป็นต้น

การจัดการความรู้ส่วนบุคคล (Personal knowledge management : PKM)

OKM มีความเหมือนกับ PKM คือ

มีการจัดการ task ต่างๆ เหมือนกัน (เรื่องงาน / ชีวิตประจำวัน)
มีกระบวนการที่เหมือนๆกัน
มีปัญหาเดียวกัน คือ ลืม

และกระบวนการจัดการความรู้ส่วนบุคคลคืออะไรหล่ะ?

ก็คือการจัดการกิจกรรมต่างๆในชีวิตประจำวันของเรา เช่น วันนี้เราจะทำอะไร อะไรที่เป็น complete task หรืออะไรบางอย่างในชีวิตประจำวัน เราต้องใช้ความรู้อะไรบ้าง มีระบบในการจัดเก็บอย่างไร และสามารถดึงมันออกมาใช้ได้อย่างไรบ้าง

โดยยึดจากภาพนี้ ซึ่งเริ่มจากการบางชี้ความรู้ ว่าเราต้องการจะรู้อะไร จากนั้นก็ไปแสวงหาและสร้างความรู้ เมื่อเราได้ความรู้แล้วก็นำไปจัดเก็บเพื่อนำไปใช้ต่อได้ จากนั้นนำไปแบ่งปันความรู้ของเราต่อ และนำความรู้ที่ได้ไปใช้งาน

การบ่งชี้ความรู้

ให้ลองทำ ช่องว่างของความรู้ เพื่อบ่งชี้ความรู้ของเรา ทำให้เรารู้จักตัวเอง และสามารถเอาตารางอันนี้ไปเล่นได้ในองค์กรที่ยังไม่มี knowledge management แล้วได้ knowledge mapping เพื่อให้รู้จัก skill ของแต่ละคน และเอาอันที่ขาดมาเติมกันในองค์กร

(1) เรารู้ว่าเรามีความรู้อะไร : ความรู้อะไรที่เรามั่นใจ —— ถ้ามีจุดที่เรายังไม่รู้หรือยังขาดอยู่ เราก็ตามหาเพิ่มเติมได้ ถ้าเรารู้สิ่งนั้นดีแล้วนำไป appiled และ share ให้กับคนอื่นๆได้

(2) เรารู้ว่าไม่รู้อะไร : อะไรที่เราไม่รู้บ้าง ก็ไปหาความรู้เพิ่มเติมเข้ามา

(3) เราไม่รู้ว่าเรารู้อะไร : อันนี้เป็นแบบมุมมองคนอื่นที่มองเราว่าเรารู้หรือเก่งอะไร โดยที่เราไม่รู้ตัว

(4) เราไม่รู้ว่าเราไม่รู้อะไร : รู้เมื่อเรามีเกิดปัญหาขึ้นเฉพาะหน้า แล้วทำอะไรกับมันไม่ได้ หรือไม่รู้จะจัดการกับมันยังไง

การแสวงหาความรู้

ถ้ายังไม่มีความรู้ในเรื่องนั้น ให้สร้างและแสวงหา เพื่อตอบโจทย์บางอย่าง

วิธีการแสวงหาความรู้ ขึ้นกับวัตถุประสงค์ว่าใช้เพื่ออะไร? ถ้าเป็นเชิงวิชาการ เน้นความน่าเชื่อถือ และต้องระวัดระวังในการหาข้อมูลที่เป็น fact ซึ่งต้องวิเคราะห์และตีความ

SECI Model

เกิดจากการพูดคุย (Socialization) แล้วนำ Tacit Knowledge มาทำเป็นลายลักษณ์อักษร (Externalization) แล้วเอาความรู้ที่ได้ไปรวบรวม (Combination) เพื่อเกิดเป็นความรู้ใหม่ (Internalization)

Retention of Information

เมื่อเรารับ information ต่างๆเข้ามา จะแบ่งเป็น

Short Term Memory ⇒ Retention of Information เมื่อเราเรียนไปชั่วโมงนึง พบว่าเราจะจำเนื้อหาได้เพียง 44% เท่านั้น และพอครบ 1 วัน เราจะจำได้เพียง 33% เท่านั้น
Long Term Memory : ใช้บ่อย, มี emotion มาเกี่ยวด้วย

รูปกราฟ The Ebbinghaus forgetting curve มาจาก https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Ebbinghaus%E2%80%99s_Forgetting_Curve_(Figure_1).jpg

เทคนิคในการจำ

เมื่อข้อมูลเข้าสู่สมองแล้ว ต้องทำการส่งต่อข้อมูลออกให้ได้ 3-4 ครั้ง ภายใน 7 วัน

ฟังแล้วให้จด เพื่อ conceptualize ให้อยู่กับตัวเองในระดับนึง เพื่อ repeat ข้อมูล หรือใช้ไฮไลท์เน้น
เอาเรื่องนั้นไปเล่าต่อ
เขียนบล็อก เพื่อแชร์กับคนอื่นก็ได้นะ

การเรียนภาษาที่สาม ใช้หลัก 1 3 7 : เอาศัพท์ที่เรียนมาทบทวนในวันแรก วันที่สาม และวันที่เจ็ด

Build a second brain

การจัดการกับความรู้ที่มี เป็นการช่วยสมองในการถ่ายออกมาเก็บไว้อีกที่นึง โดยการจดหรืออ่านซํ้าๆ

โดยจะมี idea เดียวกันกับพวก canvas ต่างๆ เช่น Business Model Canvas, Marketing Canvas, Storytelling Canvas

หรือบางองค์กรทำเป็น one point lesson เป็นการทำ OKM โดยการสรุปในกระดาษแผ่นเดียว

การทำ Bullet Journal หรือ BUJO เป็นการเขียน task ที่เราจะทำใน 1 วัน โดยจะเน้นในเรื่องชีวิตประจำวันที่เราต้องทำมากกว่า

การสรุปทุกอย่างในกระดาษแผ่นเดียว : จดบทละแผ่น เอาประเด็นที่เกี่ยวข้องมา list ลงไปในกระดาษ เพื่อทำความเข้าใจกับมันก่อน

Decision & Information Overload

ถ้าเราตื่นมาแล้วจะงงๆ อ๋องๆ เอ๋อๆ เกิดจาก Decision & Information Overload คือความเหน็ดเหนื่อยในการตัดสินใจ ทำให้การตัดสินใจลดลง เพราะสมองไม่ค่อยไหว ดังนั้นเราจะต้องรู้ก่อนว่า ธรรมชาติของเราเป็นแบบไหน สมองของเราทำงานได้ดีในช่วงไหน เช่น ช่วงเช้า ช่วงดึก เอาช่วงนั้นมาทำงานอย่างเดียว ไม่ทำอย่างอื่น

การลดการตัดสินใจ เช่น การเลือกเสื้อผ้าที่จะใส่ในวันรุ่งขึ้น หรือแพลนสิ่งที่จะทำในวันรุ่งขึ้นก่อนนอน

Procrastination & Lack of passion

Procrastination / stuck : รู้สึกมันยากจัง ให้เพิ่ม skill ของเราขึ้นไปอีก
Bored / Confused : ให้ set goal หรือเพิ่ม challenge เพื่อไม่ให้เรา burn-out
Flow คือการทำงานให้ไหลลื่น

การจัดเก็บและเข้าถึงความรู้

จัดโต๊ะให้เรียบร้อย จะได้หาของได้ง่าย และเหมาะต่อการทำงาน
ปากกาไฮไลท์ไม่ต้องวางบนโต๊ะครบทุกสี ให้หยิบไว้บนโต๊ะเท่าที่จำเป็น ซึ่งอันนี้น่าจะไม่ถูกเนอะ
การจัดของคร่าวๆ อาจารย์บอกว่าเวลาเราเห็นที่ว่างเราก็มักจะซื้อลังหรือกล่องมาเติมเพื่อเก็บของ พอที่เหลือก็หยอดเพิ่ม จนห้องไม่มีที่วาง
ให้ดูการไหลเวียนของเอกสารของเราเป็นหลัก
การจัดการไฟล์ การแบ่ง folder แล้วก็อายุการใช้งานของไฟล์ และที่เก็บไฟล์ต่างๆ

การแบ่งปันความรู้และการนำไปใช้

อันนี้เป็น PKM Framework แบบคร่าวๆ

Jarche's Seek - Sense - Share framework : seek หา → sense ใช้ประเมิน สร้างใหม่ → share
GUSE (Get-Understand-Share-Connect) Model
Capture - Curate - Crunch - Contribute from Cultivated Management

และเราสามารถใช้ application ต่างๆในการจัดการความรู้ของเราได้ ส่วนของเราเองจะเล่าใน content ถัดๆไปเนอะ ว่าเราได้เรียนแล้วเอาไปปรับใช้อะไรบ้าง

ทั้งหมดก็จะประมาณนี้เนอะ

กด follow Twitter เพื่อได้รับข่าวสารก่อนใคร เช่น สปอย content ใหม่ หรือสรุป content เร็วๆในนี้จ้า